ОТКРЫТЬ «ТОЧКУ КИПЕНИЯ»
ПРОГРАММА ОТКРЫТИЯ
«ТОЧКИ КИПЕНИЯ»
«ТОЧКИ КИПЕНИЯ»
АЛИНА ЯШИНА
РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОГРАММЫ, ДЕПАРТАМЕНТ РАЗВИТИЯ СООБЩЕСТВ,
АНО «ПЛАТФОРМА НТИ»
АНО «ПЛАТФОРМА НТИ»
Модуль посвящен основным аспектам работы команды при формировании программы открытия «Точки кипения», а также организационным аспектам работы.
Деловой форум «Открытие "Точки кипения"» — это крупное и важное для региона мероприятие, которое посвящено запуску пространства коллективной работы «Точки кипения». Формат делового форума для городской и университетской «Точки кипения» несколько отличается. В случае городской «Точки кипения» деловой форум обычно длится два дня. А «Точки кипения» университетского формата будут открываться флешмобом (одновременно десять и более пространств), поэтому программа будет более интенсивной и сетевой, с обязательными трансляциями сессий, видео-конференц-связью на сессиях, а также будет содержать общие образовательные форматы. Тем не менее общий посыл о том, что программа открытия выполняет ряд функций, сохраняется.
Задачи мероприятия открытия:
Официально открыть «Точку кипения»
Представить ее повестку
Познакомить с ее командой
Показать возможности пространства «Точки кипения» (фиджитал, зонирование, идентификация), провести экскурсию по пространству, рассказать о том, как им пользоваться
Продемонстрировать доступ сообществ к экспертам
Познакомить региональных и федеральных стейкхолдеров между собой
Показать потенциал сообществ
Продемонстрировать сообществам максимум форматов мероприятий
Вовлечь в работу как можно больше разнообразных сообществ и целевых аудиторий
Начать прорабатывать вопросы повестки «Точки кипения» с сообществами и внешними, федеральными экспертами
Все мероприятия делового форума транслируются онлайн на YouTube и на странице «Точки кипения» в Facebook.
Подготовка форума открытия «Точки кипения» делится на три блока:
Содержательный
Работа с повесткой, формулирование тем, ключевых вопросов
Организационно-коммуникационный
Работа с лидерами треков, подбор спикеров и коммуникация с ними
Организационно-хозяйственный
Решение всех организационных вопросов: от подбора команды координаторов и волонтеров до заказа кейтеринга, клининга и т. д.)
СОДЕРЖАТЕЛЬНЫЙ БЛОК
Работа над подготовкой мероприятия, посвященного открытию «Точки кипения», начинается с анализа повестки, карты сообществ и формулирования тематики событий. Рабочим инструментом для этого является документ, который называется «Контуры программы открытия». Он представляет собой визуализацию тех направлений развития, которые вы выбрали себе в качестве приоритетных, проанализировав повестку региона, федеральную повестку и карту сообществ.
пРИМЕР «КОНТУРОВ ПРОГРАММЫ» КОМАНДЫ ТОЧКИ КИПЕНИЯ — БЛАГОВЕЩЕНСК"
Благодаря такой схематичной визуализации вы можете увидеть, какие направления у вас проработаны: есть лидер, который готов включиться в проработку направления, продумано, через какие мероприятия вы сможете запустить деятельность.
Нажмите на изображение, чтобы увеличить
Прорабатывая с «ядерной группой» «контуры», вы можете использовать ИХ как
Способ продемонстрировать региональному сообществу:
- Максимальное количество форматов мероприятий
- Возможность экспертизы региональных инициатив
- Силу и потенциал развития региональных команд и сообществ
Способ продемонстрировать федеральному, экспертному и бизнес-сообществу:
Уровень проработки инициатив, серьезное отношение к делу и потенциал развития
Призыв присоединиться и начать сотрудничество в рамках направлений повестки либо в новых задачах
Способ возбудить интерес, подтолкнуть к развитию
Для «Контуров» к уже имеющейся информации про направления необходимо добавить конкретные мероприятия, которые потом наполнят программу открытия. «Контуры программы открытия» — это матрица. Ключевая прикладная функция «контуров» при подготовке открытия «Точки кипения» — понять, что вы сможете вынести в программу делового форума: какие потенциальные мероприятия сможете провести, кто будет их куратором.
ИЗ ЧЕГО СОСТОЯТ «КОНТУРЫ ПРОГРАММЫ ОТКРЫТИЯ»:
Направления повестки «Точки кипения» (федеральной, региональной повестки, повестки НТИ в зоне интересов региональных сообществ)
Федеральные и региональные партнеры, которые могут принять участие в программе открытия как спикеры, эксперты
Лидеры трека: участники «ядерной группы», готовые курировать работу в этих треках
Перечень мероприятий, которые будут проведены на открытии в рамках трека
Таким образом, первичный документ, который вы составите, будет выглядеть примерно так. Поработав «контуры» вы видите перед собой «набор кубиков» из которых можете начать формировать программу открытия, перенося мероприятия из контуров в «шахматку программы открытия» и обсуждая их содержание с лидерами треков.
«ШАХМАТКА» — ЭТО СЕТКА мероприятия ИЛИ АРХИТЕКТУРА программы
Для подготовки программы делового форума используется особый вид оформления — «шахматка», то есть мероприятия программы в разрезе залов и временных промежутков. Благодаря этому участники и гости делового форума могут планировать свое участие в наиболее важных для себя мероприятиях программы. «Шахматка» включает в себя:
Временные слоты
Названия залов
Название и аннотация мероприятия
Перерывы, кофе-брейки, обеды
Только открытые мероприятия
В программе указываются как содержательные мероприятия, так и обед, кофе-брейки, открытые мероприятия вечерней программы (при наличии). Примеры программ:
- Программа открытия коворкинг-центра «Точка кипения — Новосибирск»
- Открытие пространства коллективной работы «Точка кипения — Екатеринбург»
- Открытие пространства коллективной работы «Точка кипения — Белгород»
ПОМИМО ДЕЛОВОЙ ПРОГРАММЫ, ФОРУМ ОТКРЫТИЯ «ТОЧКИ КИПЕНИЯ» ДОЛЖЕН ВКЛЮЧАТЬ СЛЕДУЮЩИЕ ЭЛЕМЕНТЫ:
Официальное открытие физического простанства «Точки кипения»
В начале официального открытия особо важные гости делового форума обычно произносят приветственные слова, вводят аудиторию в контекст повестки «Точки кипения», НТИ и программы форума. Далее следует торжественное подписание Соглашения сторон о сотрудничестве в рамках организации деятельности и развития пространства коллективной работы «Точка кипения». Официальное открытие завершается пресс-подходом с участием:
- Представителей сторон, только что подписавших Соглашение сторон
- Особо важных гостей
- Лидера и, возможно, программного директора «Точки кипения»
Важные организационные моменты официального открытия физического простанства «Точки кипения»
Рекомендуется провести несколько мероприятий, которые позволят организовать открытие в точном соответствии со сценарием и программой:
- Репетиция официального открытия «Точки кипения». Стоит провести полный прогон церемонии с участием личных помощников особо важных гостей и сотрудников протокольных служб
- Знакомство помощников особо важных гостей форума с помещением «Точки кипения». Помощники должны осмотреть помещение, пройти в сопровождении члена команды «Точки кипения» от места парковки до зала, где состоится подписание, и обратно
Экскурсия по физическому ПРОСТРАНСТВУ «Точки кипения»
В первый день форума до прибытия основной массы участников обычно проводится экскурсия по пространству «Точки кипения» для особо важных гостей, губернатора и его заместителей. Экскурсию проводят руководители департамента, лидер и программный директор «Точки кипения». Также важно в течение дня проводить экскурсии для всех гостей, которых заинтересует пространство, для этого нужно предусмотреть возможность проведения экскурсии силами волонтеров. Задачи экскурсии: продемонстрировать возможности «Точки кипения» и представить ее пространство региональным властям как площадку для проведения важных для региона мероприятий
ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ С ПРОГРАММОЙ ОТКРЫТИЯ
Связанность «шахматки» с повесткой «Точки кипения»
Наличие ключевых тем из повестки НТИ или партнеров
Наличие лидеров треков
Тематическая сетка и количество мероприятий должны гармонично расположиться на вашей площадке, а значит, необходимо учесть количество помещений и их размер. От размера и особенностей помещения также зависит формат мероприятий, которые там могут проводиться.
Возможные форматы мероприятий
Название
Задачи формата
Размер помещения
Баркемп
Управление большими потоками людей при организации мероприятия, экономия ресурсов на организационную команду, привлечение аудитории под тему (с минимальным организационным вмешательством)
Все пространство
Хакатон
Поиск решений нестандартных задач в короткие сроки (демо-версия), поиск новых специалистов или команды
Большой зал с достаточным количеством розеток (это может быть часть коворкинга)
Визионерская лекция
Просвещение, формирование единого языка для сообщества. Измеримые показатели: уровень вовлеченности, цитируемость, возникновение новых сущностей и оперирование ими, повышение популярности и узнаваемости бренда компании или человека
Большой/средний зал (100−200 мест)
Конкурс
Выявление лучших практик, проектов по определенной тематике, создание сообщества, обучение сообществ, людей, компаний, решение практических задач
Большой/средний зал (100-200 мест)
Брифинг
Мероприятие, в ходе которого до присутствующих доводится какая-либо информация. СМИ: брифинг — это краткая пресс-конференция, посвященная одному вопросу. Встреча официальных лиц с представителями СМИ, на которой излагается официальная позиция, делается короткое информационное сообщение по какой-либо проблеме (обычно, в отличие от пресс-конференции, без ответов на вопросы приглашенных). От пресс-конференции отличается отсутствием презентационной части
Средний/малый зал (50−100 человек)
Стратегическая сессия
Разработка дорожных карт и документов, согласование мнений внутри команды, согласование точки зрения руководящего состава с подчиненными, проработка плана действий на дальний и ближний горизонт
Зависит от количества работающих одновременно групп: от малого зала на 10−15 человек до более вместительного пространства с возможностью одновременной работы 5−10 групп
«Мировое кафе»
Метод сфокусированного неформального обсуждения. Это формат встреч, который представляет собой структурированный процесс общения, обогащаемый знаниями участников. Обычно присутствующие делятся на группы по 4−5 человек, каждая из которых сидит за круглым столом. Атмосфера напоминает кафе. Встреча начинается с 20-минутного обсуждения заданной темы. После этого один из членов каждого стола переходит в другую группу. Спикер другого стола приветствует новичка и рассказывает, к каким выводам пришла его группа
Зависит от количества работающих одновременно групп: от малого зала на 10−15 человек до более вместительного пространства с возможностью одновременной работы 5−10 групп
Антиконференция
Объединение сформированного профессионального сообщества с целью поделиться темами, над которыми они работают. Отличительная черта этого формата в том, что ход событий и расписание мероприятия придумывается самими участниками, при этом любой человек может предложить свою собственную сессию. Здесь нет голосований, нет опции отменить или не принимать какую-то идею. Все предложенные сессии берутся в расчет. Таким образом, создается несколько сессий, и участники могут спокойно перемещаться между ними
Большой/средний зал (100−200 мест)
Печа-куча (PechaKucha)
PechaKucha — способ презентации, в котором нужно успеть представить 20 слайдов за 20 секунд каждый (всего 6 минут 40 секунд). От этого презентация получается емкой, динамичной и по делу. Формат стал невероятно популярен по всему миру и используется не только в творческой сфере, где зародился, но также подходит для различных тем в event-индустрии
Большой/средний зал (100−200 мест)
СОСТАВ ИНФОРМАЦИИ О КАЖДОМ СОДЕРЖАТЕЛЬНОМ МЕРОПРИЯТИИ В ПРОГРАММЕ ДЕЛОВОГО ФОРУМА:
Формат мероприятия
Название мероприятия, отражающее основную тему
Описание мероприятия и перечень ключевых вопросов
ФИО модератора, его должность и место работы
ФИО спикеров, их должности и места работы (при наличии спикеров)
Перечень приглашаемых к дискуссии участников с указанием статуса и тематики деятельности
КОГДА СФОРМИРОВАНА «ШАХМАТКА», МОЖНО ПРОВЕРИТЬ ЕЕ ПО СЛЕДУЮЩИМ ПУНКТАМ:
Логичность построения и понятность
Потестируйте программу на всех участниках «ядерной группы», коллегах и даже домочадцах
Связанность
Подумайте, как будет выстроена траектория посетителя форума, отражены ли все заявленные направления повестки, образуют ли мероприятия единую конструкцию
Спикеры
Приглашены ли спикеры, которые могут оказать влияние на те направления повестки, которые вы развиваете данным событием
Целевая аудитория «Точки кипения»
Проверьте, все ли интересы учтены, все ли ключевые темы освещаются, все ли гости найдут себе интересный фокус
Помните, что вы хотите привлечь на площадку разные сообщества, разных людей.
ОРГАНИЗАЦИОННО-КОММУНИКАТИВНЫЙ БЛОК
Сформированная программа делового форума дает возможность определить список людей, которых необходимо пригласить в качестве модераторов, экспертов и ключевых участников мероприятий. Они будут притягивать внимание региональных и федеральных сообществ и СМИ, а также обеспечат высокий уровень обсуждения вопросов на форуме. Для этого необходимо пригласить таких людей заблаговременно и получить от них подтверждение готовности принять участие в форуме. На случай, если они не смогут присутствовать на мероприятии, стоит подготовить альтернативные варианты кандидатур для замены.
Не позднее чем за 1,5 месяца до начала делового форума команда «Точки кипения» вместе с «ядерной группой» утверждает список модераторов, экспертов и ключевых участников, подготовленный в период формирования «Контуров программы открытия»
В таком списке указывается следующая информация:
ФИО
Должность
Организация
Роль, которая предлагается эксперту или ключевому участнику на деловом форуме
Стадия переговоров об участии
Сложности, связанные с приглашением (если они есть)
работа со спикерами
Принципы подбора спикеров:
- Ориентир на принцип взаимодействия власти, бизнеса, вузов и третьего сектора, когда стратегические вопросы обсуждаются с разными стейкхолдерами
- Локальные звезды — ищите, продвигайте своих звезд и показывайте их другим
- Федеральная повестка — федеральные спикеры (как правило, если мы поднимаем вопросы, связанные с нашими ключевыми темами, то приглашаем и спикеров, которые понимают, как разворачивается повестка на федеральном уровне)
- Медиа / VIP спикеры не должны быть стержнем вашей программы (они в любой момент могут поменять свои планы, к тому же дорого стоят), пусть они останутся «вкусной изюминкой»
- Выбирая между звездностью и содержанием, выбирайте содержание
Где
- Экспертов по теме — на площадках других форумов, в новостях, статьях, рабочих группах, среди лидеров сообществ
- Вузы и центры компетенций
- Кураторы со стороны исполнительных органов власти (например, если речь идет об образовании, узнайте, кто в вашем регионе курирует интересующий вас фокус)
- Компании НТИ, стартапы и т. д.
В ходе переговоров при встрече или по телефону необходимо подробно рассказать о следующем:
- «Точка кипения» и ее повестка
- Задачи делового форума и конкретного мероприятия
- Повестка и вопросы, которые должны быть раскрыты в ходе мероприятия
- Роли и ожидаемые эффекты от участия модератора, эксперта или спикера в мероприятии
ДЛЯ ПЕРЕГОВОРОВ С ПОТЕНЦИАЛЬНЫМИ МОДЕРАТОРАМИ НЕОБХОДИМО:
- Глубоко и всесторонне проработать задачи мероприятия
- Детально описать ожидания и результаты, к которым должны прийти участники к концу мероприятия
- Выделить достаточно времени на обсуждение деталей
Модераторы — одни из ключевых лиц на деловом форуме, так как они берут на себя ответственность за качество и уровень обсуждения ключевых вопросов повестки «Точки кипения».
письмо-приглашение. общие рекомендации
Письменные приглашения обычно направляются от лица организации, выбор которой зависит от статуса и роли приглашаемого лица (например, коммерческая или некоммерческая организация-партнер, государственное учреждение и т. д.). Письмо с приглашением должно быть подготовлено на официальном бланке, за подписью приглашающего лица. В письме должна быть указана следующая информация:
Дата, время и место проведения делового форума
Партнеры делового форума, федеральные и региональные органы власти и организации, которые поддерживают проведение форума
Краткая справка про открываемую «Точку кипения»
Описание вопросов, которые планируется обсудить в ходе мероприятий форума
Информация о лицах, с которыми можно связаться для обсуждения организационных вопросов
Описание вариантов гостиничных номеров, если предусматривается проживание. Если приглашенный участник не подтвердил свое участие в течение недели, необходимо отправить повторный устный запрос через приемную или помощников
ОРГАНИЗАЦИОННыЙ КОНТУР ОТКРЫТИЯ
После определения желаемого состава участников, модераторов и экспертов делового форума, посвященного открытию «Точки кипения», необходимо подготовиться к приему гостей. Основная задача этого этапа — создать комфортную атмосферу для уважительного и продуктивного общения участников. Что необходимо предусмотреть на старте:
календарный план по подготовке программы открытия
План может быть представлен в формате простой таблицы или создан в специальной программе (Trello, Slack и т. п.). Важно разделить этапность, зоны ответственности и дедлайны, переступать за которые критично. Пример такого календаря мы даем в блоке с заданиями и рекомендуем вам его заполнить
Чек-листы
Рекомендуем пользоваться чек-листами, где учтены основные задачи по подготовке программы открытия
ответственные
Определите ответственных в команде под каждый блок задач
Для подготовки к приему гостей делового форума стоит создать организационную группу из сотрудников «Точки кипения», членов «ядерной группы» и волонтеров. Следует разделить задачи на несколько блоков:
Содержательный
Человек, работающий над содержанием программы, ее логикой, концепцией и подбором спикеров, держит связь с продюсерами сессий (лидерами треков) — как правило, это лидер и программный директор
Организационный
Держит организационный контур: решает вопросы с финансами, дизайном, кейтерингом, логистикой, помещением и техникой, а также прочие организационные вопросы (в том числе собирает людей, волонтеров и т. д.)
Коммуникационный
Курирует пригласительный блок, SMM, медиа и т. п.
Перечисленные задачи могут быть распределены на большее количество человек, но эти три позиции рекомендуются для крупного мероприятия.
Таким образом, с точки зрения процесса организации делового форума для каждого мероприятия необходимо определить ответственного из числа команды «Точки кипения», участников «ядерной группы» или волонтеров. Участники «ядерной группы» могут также быть кураторами (продюсерами) сессий в рамках программы открытия, отдельно прорабатывать свое мероприятие, приглашать спикеров и гостей. Но важно, чтобы в основной команде «Точки кипения» был человек, который держит общий содержательный и организационный контур. Это — программный директор.
ЗАДАЧИ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ГРУППЫ:
Получение от гостей подтверждения участия в форуме
Содействие участникам в бронировании гостиниц, рекомендации, где остановиться
Сбор и постоянная актуализация информации о прибытии, отъезде и проживании участников
Транспортное обеспечение и логистика делового форума. Стоит определить ответственного за ведение в режиме реального времени карты транспортной логистики, связанной с занятостью автомобилей и передвижением ключевых участников форума и сотрудников департамента развития сети «Точек кипения»
Программный директор должен постоянно быть в курсе ситуации, связанной с подтверждением участия, потребностью в транспорте и в бронировании гостиничных номеров
На этапе подготовки мероприятия целесообразно составить общий сценарий делового форума с учетом административных задач. Не стоит пренебрегать сценарием, полагаясь исключительно на программу. Сценарий позволяет провести все мероприятия плавно, быстро, без заминок и ошибок, а также координировать мероприятия программы по времени и по ключевым участникам, если вдруг возникнут накладки.
При организации делового форума важно удержать баланс между требованиями протокола, необходимыми при взаимодействии с высокими должностными лицами и другими важными гостями соответствующего статуса, и ценностями «Точки кипения» — открытостью, равноправием, коллаборацией, — которые выражаются в формате работы «без галстуков» (smart casual). Протоколы взаимодействия с гостями, соответствующие их статусу, представляют собой эффективный инструмент для создания комфортной среды общения. Рекомендуем в качестве дополнения ознакомиться с советами организаторам запоминающихся событий.
МАТЕРИАЛЫ ДЛЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ИЗУЧЕНИЯ
Данный образовательный онлайн-курс наших партнеров «Руками» поможет в создании ивента, разобраться в тонкостях его работы и улучшить процессы мероприятия на каждом этапе.